Digitalizzazione e innovazione nei servizi universitari: l’esperienza dell’Università di Parma
Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha trasformato profondamente il modo in cui le Università italiane gestiscono i processi amministrativi, finanziari e di relazione con l’utenza. Tra gli Atenei che si sono distinti in questo percorso, l’Università di Parma rappresenta un esempio virtuoso di innovazione applicata alla gestione degli incassi, dei pagamenti e dei servizi di Tesoreria per gli Enti.
In questa intervista, l’Ingegner Barbara Panciroli, referente per il Dipartimento di Ingegneria dell'Informazione dell’Ateneo parmense, ci accompagna attraverso i principali passaggi che hanno segnato questa evoluzione. Dall’adozione di pagoPA all’introduzione di piattaforme digitali per studenti, fornitori e personale amministrativo, fino alle prospettive future legate all’intelligenza artificiale e alla formazione digitale, l’Ing. Panciroli offre una visione concreta e strategica su come l’innovazione tecnologica possa semplificare, ottimizzare e rendere più sostenibili i processi universitari.
Un dialogo che ci aiuta a comprendere meglio come la transizione digitale, se ben guidata, non sia solo una questione tecnica, ma un’opportunità di miglioramento reale per tutta la comunità accademica.
Quali sono stati i passaggi fondamentali e i servizi che hanno contribuito maggiormente alla digitalizzazione lato incassi, pagamenti e Servizi di Tesoreria Enti nell’Università di Parma?
A mio parere, il passaggio più significativo è stato l'adozione di pagoPA. Questa implementazione ha condotto il sistema dei pagamenti dell'Ateneo verso una maggiore standardizzazione e semplificazione, con benefici tangibili sia per gli studenti che per i nostri fornitori. Basti pensare che il volume dei pagamenti relativi agli acquisti dell’Università di Parma si aggira attualmente intorno ai 60 milioni di euro annui. Inoltre, pagoPA ha ampliato la gamma di metodi di pagamento digitali disponibili, migliorando l'esperienza dei nostri utenti e, non meno importante, la tracciabilità delle transazioni; proprio su pagoPA nel 2024, si sono attestati circa 50 milioni di incassi.
Parallelamente, l'introduzione di piattaforme online dedicate all'iscrizione ai corsi, al pagamento delle tasse universitarie, all'acquisto di servizi e alla gestione di eventi (ad esempio, “la Notte dei Ricercatori”) ha permesso di centralizzare numerose operazioni, rendendole accessibili da remoto e diminuendo la necessità di interazioni fisiche e di gestione manuale. L'adozione di sistemi di firma digitale e di gestione documentale elettronica ha inoltre consentito di dematerializzare i documenti relativi a pagamenti e incassi, snellendo i processi approvativi e archivistici con benefici anche sul lato della riduzione dei consumi di carta e conseguentemente alla sostenibilità ambientale.
Infine, la digitalizzazione dei processi di gestione degli incassi e dei pagamenti, ottenuta tramite l'impiego di software gestionali integrati con il sistema di tesoreria, ha ottimizzato i tempi, ridotto gli errori e migliorato la riconciliazione bancaria. La sinergia con i sistemi informativi del nostro Istituto Tesoriere ha ulteriormente agevolato i flussi informativi e la gestione dei movimenti finanziari tra l'Ateneo e gli altri Istituti Bancari.
Ci può fare qualche esempio di come la digitalizzazione nella gestione amministrativa ha portato ad una semplificazione nella vita dell’Ateneo?
Per quanto riguarda gli studenti, la digitalizzazione ha offerto la possibilità di iscriversi ai corsi, pagare le tasse, accedere ai certificati e visualizzare il proprio percorso universitario online, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo ha reso i processi molto più rapidi e autonomi, eliminando la necessità di code e spostamenti fisici.
Per il personale amministrativo, l'automatizzazione di attività come l'inserimento manuale dei dati, la gestione dei flussi di pagamento e la produzione di report ha liberato risorse umane preziose, permettendo loro di dedicarsi ad attività meno ripetitive e a maggiore valore aggiunto. Ritengo inoltre che la digitalizzazione abbia significativamente migliorato la comunicazione interna e la condivisione delle informazioni.
Infine, per i fornitori, la gestione elettronica delle fatture e dei pagamenti ha reso i processi più trasparenti ed efficienti, riducendo i tempi di attesa e semplificando la rendicontazione anche di progetti complessi, come quelli legati al PNRR.
Infine, se ci sono, quali sono in questo processo gli spunti di miglioramento e i target futuri?
Indubbiamente, la digitalizzazione ha comportato una maggiore efficienza operativa, una riduzione dei costi e una migliore tracciabilità delle operazioni finanziarie e amministrative.
A mio avviso, in futuro sarà fondamentale proseguire nell'integrazione dei diversi sistemi informativi per realizzare un ecosistema digitale ancora più fluido ed efficiente. Parallelamente, ritengo opportuno esplorare l'applicazione dell'Intelligenza Artificiale per automatizzare ulteriormente i processi, affinare l'analisi dei dati e offrire servizi più personalizzati.
Sarà inoltre necessario promuovere attivamente una cultura digitale diffusa attraverso percorsi di formazione continua rivolti a tutti gli utenti. Questo permetterà di massimizzare e ottimizzare l'utilizzo dei nuovi sistemi e delle tecnologie. Infine, reputo cruciale strutturare meccanismi di raccolta feedback efficaci per migliorare costantemente l’offerta di servizi digitali e le loro prestazioni.